Trong thế giới phân tích và xử lý dữ liệu với Microsoft Excel, việc trích xuất các cột hoặc hàng cụ thể từ một tập dữ liệu lớn luôn là một nhiệm vụ quan trọng. Trước đây, công việc này thường đòi hỏi người dùng phải sử dụng kết hợp nhiều hàm phức tạp hoặc các thao tác thủ công mất thời gian. Tuy nhiên, sự ra đời của các hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS đã mang đến một “cuộc cách mạng” thực sự, giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình này. Đây là những hàm năng động, có khả năng tự động thích ứng với sự thay đổi của tập dữ liệu, đảm bảo kết quả luôn chính xác và cập nhật.
Tại thời điểm hiện tại (Tháng 5 năm 2025), các hàm tiên tiến này chỉ khả dụng cho người dùng Excel thuộc gói Microsoft 365 trên nền tảng Windows và Mac, cũng như Excel for the web. Điều này khẳng định vị thế của CHOOSECOLS và CHOOSEROWS như những công cụ hiện đại, tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho những ai thường xuyên đối mặt với khối lượng dữ liệu khổng lồ. Bài viết này sẽ đi sâu vào cú pháp, cách sử dụng và các ví dụ thực tế, giúp bạn nắm vững bí quyết khai thác tối đa sức mạnh của hai hàm này, biến việc trích xuất dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Cú pháp Hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS trong Excel
Hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS trong Excel có thể được xem là hai hàm “song sinh” với cấu trúc gần như tương đồng, nhưng lại phục vụ hai mục đích riêng biệt: CHOOSECOLS dùng để chọn các cột, còn CHOOSEROWS dùng để chọn các hàng. Sự tương đồng này giúp người dùng dễ dàng làm quen và áp dụng cả hai hàm một cách linh hoạt.
Dưới đây là cú pháp cơ bản của CHOOSECOLS:
=CHOOSECOLS(ma_tran, chi_so_cot1, [chi_so_cot2], ...)Và đây là cú pháp của CHOOSEROWS:
=CHOOSEROWS(ma_tran, chi_so_hang1, [chi_so_hang2], ...)Trong cả hai trường hợp:
ma_tran(bắt buộc) là dải ô hoặc bảng dữ liệu gốc chứa các cột (đối vớiCHOOSECOLS) hoặc hàng (đối vớiCHOOSEROWS) mà bạn muốn trích xuất. Đây có thể là một phạm vi ô thông thường (ví dụ:A1:F10) hoặc một tham chiếu cấu trúc của bảng Excel (ví dụ:TenBang[#All]).chi_so_cot1(bắt buộc) hoặcchi_so_hang1(bắt buộc) là số chỉ mục của cột hoặc hàng đầu tiên bạn muốn trích xuất. Số chỉ mục dương sẽ đếm từ trái sang phải (đối với cột) hoặc từ trên xuống dưới (đối với hàng). Ví dụ,1là cột/hàng đầu tiên,2là cột/hàng thứ hai, v.v.[chi_so_cot2], ...(tùy chọn) hoặc[chi_so_hang2], ...(tùy chọn) là các số chỉ mục của bất kỳ cột hoặc hàng bổ sung nào bạn muốn trích xuất. Mỗi chỉ mục phải được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn có thể chỉ định nhiều chỉ mục theo bất kỳ thứ tự nào.
Một điểm đặc biệt và mạnh mẽ của hai hàm này là khả năng sử dụng các số chỉ mục âm. Khi bạn sử dụng số âm (ví dụ: -1, -2), Excel sẽ đếm từ phải sang trái (đối với CHOOSECOLS) hoặc từ dưới lên trên (đối với CHOOSEROWS). Chẳng hạn, -1 sẽ đại diện cho cột/hàng cuối cùng, -2 là cột/hàng áp chót, và cứ thế. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần trích xuất các cột hoặc hàng cuối cùng của một tập dữ liệu động mà không cần biết chính xác tổng số cột/hàng.
Bạn có thể tự hỏi liệu các hàm này có giống với hàm TAKE hay không. Mặc dù TAKE cho phép bạn trích xuất x cột hoặc hàng đầu tiên hoặc cuối cùng, hoặc một cột/hàng cụ thể từ một bảng có tên, CHOOSECOLS và CHOOSEROWS lại mang đến sự linh hoạt vượt trội. Chúng cho phép bạn trích xuất bất kỳ số lượng cột hoặc hàng nào, từ bất kỳ vị trí nào trong dữ liệu và theo bất kỳ thứ tự mong muốn nào, cung cấp quyền kiểm soát chi tiết hơn đối với việc lựa chọn dữ liệu.
Ví dụ 1: Trích Xuất Cột/Hàng Đầu Tiên và Cuối Cùng Từ Bảng Dữ Liệu
Trong thực tế, việc cần trích xuất cột hoặc hàng đầu tiên và cuối cùng từ một bảng dữ liệu là khá phổ biến. Điều này đặc biệt hữu ích khi cột đầu tiên là tiêu đề hoặc mã định danh, và cột/hàng cuối cùng chứa tổng cộng hoặc các giá trị tổng hợp. Ví dụ sau sẽ minh họa rõ ràng tính năng này.
Hãy tưởng tượng bạn là quản trị viên của một giải đấu thể thao địa phương và cần tạo một báo cáo tổng hợp điểm số của năm đội qua năm trận đấu.
Bảng dữ liệu Excel với điểm số 5 đội qua 5 trận đấu, bao gồm hàng và cột tổng cộng.
Tập dữ liệu đầu tiên bạn muốn tạo là tổng số điểm mà mỗi đội ghi được. Để làm điều này, trong một ô trống, bạn sẽ nhập công thức sau:
=CHOOSECOLS(T_Games[#All],1,-1)Trong công thức này:
CHOOSECOLSlà hàm được sử dụng vì bạn muốn trích xuất dữ liệu từ các cột.T_Gameslà tên của bảng chứa dữ liệu, và[#All]cho Excel biết rằng bạn muốn bao gồm cả hàng tiêu đề và hàng tổng cộng trong kết quả.1là số chỉ mục của cột đầu tiên (trong trường hợp này là cột “Team”).-1là số chỉ mục của cột cuối cùng (trong trường hợp này là cột “Total”).
Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:
Kết quả hàm CHOOSECOLS trích xuất cột Đội và Tổng điểm từ bảng dữ liệu Excel.
Dữ liệu này có thể dễ dàng sao chép sang một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc, chẳng hạn như một tab bảng điều khiển (dashboard tab), hoặc dán dưới dạng văn bản vào email hoặc tài liệu Word.
Một ưu điểm lớn của các hàm động này là kết quả sẽ tự động cập nhật ngay cả khi có thêm dữ liệu vào bảng gốc.
Dữ liệu CHOOSECOLS tự động cập nhật sau khi thêm hàng mới vào bảng Excel.
Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp tương tự với các bảng không định dạng bằng cách sử dụng tham chiếu ô trực tiếp thay vì tham chiếu cấu trúc. Tuy nhiên, nếu bạn thêm nhiều hàng hoặc cột vào dải ô của mình, công thức sẽ không tự động cập nhật trừ khi bạn thay đổi các tham chiếu ô theo cách thủ công. Nói chung, việc sử dụng các bảng Excel được định dạng tốt thường mang lại công cụ và khả năng thích ứng tốt hơn so với các ô không có cấu trúc.
Báo cáo tiếp theo bạn muốn tạo là hiển thị số điểm ghi được trong mỗi trận đấu (hàng tiêu đề và hàng tổng). Để làm điều này, trong một ô trống, bạn nhập:
=CHOOSEROWS(T_Games[#All],1,-1)và nhấn Enter. Hãy nhớ rằng việc thêm [#ALL] sau tên bảng trong công thức buộc Excel phải tính cả hàng tiêu đề và hàng tổng khi xử lý các số chỉ mục.
Kết quả hàm CHOOSEROWS trích xuất hàng tiêu đề và hàng tổng từ bảng Excel.
Ví dụ 2: Trích Xuất Cột Từ Nhiều Dải Dữ Liệu Khác Nhau
Giả sử bạn có một bảng tính Excel chứa điểm số của các đội ở ba giải đấu khác nhau (Giải 1, Giải 2, và Giải 3), được tổ chức trong ba bảng riêng biệt. Mục tiêu của bạn là tạo một danh sách tổng hợp điểm số cuối cùng của mỗi đội từ cả ba giải đấu này.
Bảng tính Excel hiển thị điểm số của các đội qua ba giải đấu khác nhau.
Lần này, bạn không muốn Excel trích xuất các tiêu đề cột và hàng tổng cộng tự động từ mỗi bảng, vì bạn sẽ lồng hàm VSTACK vào bên trong công thức CHOOSECOLS để xếp chồng ba bảng này lên nhau theo chiều dọc. Do đó, hãy tạo các tiêu đề cột thủ công trong các ô I1 và J1 của bảng tính.
Tiêu đề cột được nhập thủ công chuẩn bị cho kết quả CHOOSECOLS và VSTACK.
Tiếp theo, trong ô I2, bạn nhập công thức sau:
=CHOOSECOLS(VSTACK(League_1,League_2,League_3),1,-1)Trong đó:
CHOOSECOLSlà hàm chính bạn sẽ sử dụng để trích xuất các cột.VSTACKlà hàm cho phép bạn kết hợp kết quả từ nhiều dải ô hoặc bảng theo chiều dọc, xếp chồng chúng lên nhau.League_1, League_2, League_3là tên của ba bảng đại diện cho các dải dữ liệu gốc. Việc không có[#ALL]sau tên bảng cho Excel biết rằng bạn không muốn bao gồm hàng tiêu đề và hàng tổng cộng trong kết quả.1yêu cầu Excel trích xuất cột đầu tiên (“Team”) từ mỗi mảng.-1yêu cầu Excel trích xuất cột cuối cùng (“Total”) từ mỗi mảng.
Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, bạn sẽ thấy kết quả được tổng hợp như dưới đây:
Kết quả kết hợp hàm CHOOSECOLS và VSTACK trích xuất cột từ ba bảng Excel.
Ở bước này, bạn có thể nâng cao hơn nữa bằng cách sắp xếp kết quả theo thứ tự giảm dần dựa trên tổng điểm. Để làm điều này, bạn nhập công thức sau vào ô L2:
=SORTBY(I2#,J2:J16,-1)và nhấn Enter.
Dữ liệu sau khi sắp xếp bằng SORTBY, kết quả từ CHOOSECOLS và VSTACK trong Excel.
Hàm SORTBY sẽ sắp xếp mảng kết quả từ CHOOSECOLS (được tham chiếu bằng I2# – dấu # biểu thị mảng động) dựa trên cột tổng điểm (J2:J16) theo thứ tự giảm dần (-1).
Ví dụ 3: Ứng Dụng CHOOSECOLS Với Data Validation và Conditional Formatting
Đến nay, bạn đã thấy được lợi ích của việc sử dụng CHOOSECOLS và CHOOSEROWS để trích xuất các cột và hàng đầu tiên/cuối cùng. Tuy nhiên, khả năng của CHOOSECOLS còn vượt xa hơn thế. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng CHOOSECOLS để trích xuất các cột khác, kết hợp với các công cụ Excel bổ sung như Data Validation (Xác thực dữ liệu) và Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) để làm cho bảng tính của bạn nổi bật hơn và dễ sử dụng hơn.
Bảng tính này hiển thị điểm số của năm đội qua năm trận đấu, bao gồm tổng điểm ghi được trong mỗi trận ở hàng tổng. Mục tiêu của bạn là tạo ra một kết quả hiển thị điểm số của mỗi đội và tổng điểm chung trong các ô từ A11 đến B15 cho một số trận đấu cụ thể mà bạn sẽ nhập vào ô B9.
Bảng tính Excel hiển thị điểm số của 5 đội qua 5 trận đấu.
Đầu tiên, hãy nhập một số trận đấu vào ô B9 để có dữ liệu thử nghiệm khi tạo công thức CHOOSECOLS. Sau đó, trong ô A11, bạn nhập công thức:
=CHOOSECOLS(T_Scores[[#Data],[#Totals]],1,B9+1)Trong đó:
CHOOSECOLSlà công thức được sử dụng để trích xuất cột.T_Scoreslà tên của bảng, và[[#Data],[#Totals]]cho Excel biết rằng bạn muốn bao gồm dữ liệu và tổng cộng trong kết quả, nhưng không bao gồm hàng tiêu đề.1đại diện cho cột đầu tiên (“Totals”).B9+1cho Excel biết rằng đối số chỉ mục thứ hai được đại diện bởi giá trị trong ôB9, cộng thêm một. Lý do cần+1ở đây là vì các số trận đấu bắt đầu từ cột thứ hai của bảng. Kết quả là, nhập3vào ôB9sẽ trích xuất dữ liệu từ cột thứ tư của bảng, tức là trận đấu số 3.
Công thức CHOOSECOLS trong Excel với chỉ số cột được tham chiếu từ ô khác.
Mặc dù việc nhập số trận đấu vào ô B9 hoạt động tốt, nhưng nếu bạn hoặc người khác vô tình nhập một số không hợp lệ, hàm CHOOSECOLS sẽ trả về lỗi #VALUE!. Excel trả về lỗi #VALUE! nếu bất kỳ số chỉ mục nào là 0 hoặc vượt quá số lượng cột hoặc hàng trong mảng.
Đây là một trường hợp lý tưởng để sử dụng Data Validation trong ô B9 nhằm tạo một danh sách thả xuống chứa các số trận đấu hợp lệ.
Cách tốt nhất để thực hiện điều này cho một hàng tiêu đề trong bảng Excel là đầu tiên chọn tất cả các ô liên quan, cộng thêm một vài ô trống để cho phép mở rộng dữ liệu, và đặt tên cho dải ô đó trong hộp tên ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel. Lưu ý rằng bạn không chọn tiêu đề cột “Team”, vì bạn không muốn nó xuất hiện trong danh sách thả xuống trận đấu ở ô B9.
Chọn nút Data Validation trong tab Dữ liệu trên Excel.
Tiếp theo, chọn ô B9 và nhấp vào nửa trên của nút “Data Validation” trong tab “Data” trên dải băng (ribbon).
Hộp thoại Data Validation trong Excel với tùy chọn List và tên phạm vi Games.
Bây giờ, trong hộp thoại “Data Validation”, chọn “List” trong trường “Allow”, đảm bảo “Ignore Blank” được chọn, nhập dấu bằng (=) theo sau là tên bạn vừa đặt cho dải ô tiêu đề cột, và nhấp “OK”.
Danh sách thả xuống Data Validation trong Excel hoạt động với hàm CHOOSECOLS.
Giờ đây, bạn có thể nhấp vào mũi tên thả xuống trong ô B9 để chọn một số trận đấu hợp lệ, hoàn toàn yên tâm rằng ngay cả khi bạn thêm các cột bổ sung vào bảng của mình, CHOOSECOLS và dải ô đã đặt tên trong Data Validation sẽ hoạt động cùng nhau để cập nhật các tùy chọn khả dụng.
Cuối cùng, để trực quan hóa dữ liệu của bạn hơn nữa, hãy chọn các ô từ B11 đến B15, và trong tab “Home” trên dải băng, nhấp vào “Conditional Formatting”, di chuột qua “Data Bars”, và chọn một màu tô đặc (solid fill color).
Chọn Data Bars trong menu Conditional Formatting của Excel.
Kết quả là, bạn không chỉ trích xuất các cột cụ thể từ dữ liệu của mình bằng cách sử dụng CHOOSECOLS, mà còn làm cho kết quả trở nên động bằng cách thêm danh sách thả xuống và định dạng dữ liệu để tăng cường sự rõ ràng về mặt trực quan.
Kết quả cuối cùng của CHOOSECOLS với Data Validation và Conditional Formatting.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS
Hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS đều tạo ra các mảng động (dynamic arrays), có nghĩa là kết quả sẽ “tràn” ra từ ô mà bạn nhập công thức. Do đó, trước khi nhập công thức, hãy đảm bảo rằng có đủ không gian trống trong bảng tính của bạn. Nếu không, bạn sẽ gặp phải lỗi #SPILL! đáng sợ. Lỗi #SPILL! xuất hiện khi Excel không tìm thấy đủ các ô trống liền kề để hiển thị toàn bộ kết quả của mảng động. Để khắc phục, bạn cần xóa bỏ nội dung trong các ô bị chiếm chỗ hoặc di chuyển công thức đến một vị trí có đủ không gian.
Ngoài ra, vì mảng động và các bảng Excel được định dạng không kết hợp trực tiếp với nhau, nếu bạn muốn định dạng kết quả của hàm CHOOSECOLS hoặc CHOOSEROWS, bạn sẽ phải thực hiện thủ công hoặc sử dụng định dạng có điều kiện. Các mảng động sẽ không tự động áp dụng định dạng bảng, vì vậy việc này đòi hỏi sự can thiệp từ người dùng để đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ đọc của dữ liệu.
Kết Luận
Các hàm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS là những bổ sung mạnh mẽ cho bộ công cụ Excel, đặc biệt hữu ích cho những người làm việc với khối lượng dữ liệu lớn và cần sự linh hoạt trong việc trích xuất thông tin. Khả năng chọn lọc cột và hàng cụ thể, kết hợp với tính năng động và tương thích với các hàm mảng động khác như VSTACK và SORTBY, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong các tác vụ phân tích dữ liệu hàng ngày.
Việc nắm vững và áp dụng những hàm này không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng báo cáo, biến dữ liệu thô thành thông tin trực quan và dễ hiểu. Đừng ngần ngại thử nghiệm CHOOSECOLS và CHOOSEROWS trong các dự án của mình để khám phá toàn bộ tiềm năng mà chúng mang lại.
Bạn đã từng sử dụng CHOOSECOLS hoặc CHOOSEROWS trong công việc chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm hoặc những mẹo hay của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng websitethuthuatplus.net cùng học hỏi và phát triển!
