Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, việc tìm kiếm một ứng dụng ghi chú hiệu quả để quản lý thông tin cá nhân và công việc trở nên vô cùng quan trọng. Với hơn một thập kỷ gắn bó với Evernote, tôi đã trải qua một hành trình dài tìm kiếm một giải pháp ghi chú thay thế khi nhận thấy những thay đổi không còn phù hợp với nhu cầu của mình. Cuối cùng, Notion đã trở thành sự lựa chọn tối ưu, đáp ứng không chỉ việc ghi chú mà còn mở rộng thành một không gian làm việc toàn diện. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về lý do tôi quyết định chuyển đổi và kinh nghiệm thực tế với ba ứng dụng ghi chú hàng đầu: Evernote, Standard Notes và Notion.
Nhu Cầu Sử Dụng Ứng Dụng Ghi Chú Của Tôi
Hầu hết người dùng tìm đến ứng dụng ghi chú để nhanh chóng nắm bắt các ý tưởng hoặc thông tin quan trọng. Đối với tôi, việc ghi chú truyền thống chỉ chiếm một phần nhỏ trong cách tôi sử dụng các ứng dụng này. Tôi hiếm khi tham gia các buổi diễn thuyết hay các hoạt động ghi chú theo thời gian thực, ngoại trừ một số cuộc họp kinh doanh. Phần lớn các ghi chú của tôi là những ý tưởng nhanh, thoáng qua mà tôi không muốn bỏ lỡ, hoặc các bản nháp cho những dự án đang thực hiện.
Tuy nhiên, phần lớn ghi chú của tôi lại là thông tin được thu thập từ các nguồn khác nhau: các trang web đã cắt, tệp tin tải về, tài liệu quét, hoặc ảnh chụp sản phẩm bằng điện thoại. Với hơn 10.000 ghi chú đã tích lũy, mỗi ghi chú đều mang ý nghĩa và giá trị riêng biệt đối với tôi, và việc truy cập chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng là ưu tiên hàng đầu.
Evernote: Người Bạn Đồng Hành Lâu Năm (và Tại Sao Tôi Rời Bỏ)
Kỷ Nguyên Vàng Của Evernote
Tôi bắt đầu sử dụng Evernote từ ngày 12 tháng 7 năm 2009 và chính thức trở thành người dùng trả phí vào ngày 6 tháng 1 năm 2010. Evernote từng được ví như “bộ não ngoài khổng lồ không bao giờ quên” của bạn. Để đạt được điều đó, một ứng dụng ghi chú cần khả năng thu thập thông tin dễ dàng, mượt mà và khả năng truy xuất nhanh chóng, chính xác.
Trong suốt gần như toàn bộ thời gian sử dụng, Evernote đã làm rất tốt điều này. Sức mạnh vượt trội của nó nằm ở khả năng tạo ghi chú đa dạng: bạn có thể gõ văn bản, chụp ảnh, quét tài liệu, cắt trang web (web clipper) hoặc gửi email trực tiếp vào Evernote. Ứng dụng này thậm chí có thể theo dõi một thư mục cụ thể để tự động tải lên các tệp được thả vào hoặc gửi từ máy quét. Khả năng ghi âm cũng là một điểm cộng.
Tìm kiếm cũng là một “siêu năng lực” của Evernote. Bạn có thể gắn thẻ ghi chú, tìm kiếm trong tiêu đề và nội dung, trong các tệp đính kèm PDF. Đặc biệt, nhờ tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) tích hợp, Evernote còn cho phép bạn tìm kiếm các từ xuất hiện trong ảnh chụp hoặc trong ghi chú viết tay.
Những Vấn Đề Khiến Tôi Thất Vọng Với Evernote
Mặc dù vẫn là một người hâm mộ lớn của Evernote, nhưng những vấn đề nảy sinh trong năm cuối sử dụng đã buộc tôi phải tìm kiếm một ứng dụng thay thế Evernote.
Vấn đề đầu tiên là ứng dụng Evernote trên Android ngừng khả năng tạo ghi chú từ ảnh. Dù đã liên hệ hỗ trợ và thực hiện mọi gợi ý, kể cả cài đặt lại trên điện thoại mới, vấn đề vẫn không được giải quyết. Cuối cùng, bản sửa lỗi chỉ xuất hiện qua một bản cập nhật sau bảy tháng chờ đợi. Đối với một sản phẩm được sử dụng hàng ngày và trả phí, bảy tháng là quá dài để chờ đợi một bản vá lỗi cơ bản.
Ngoài ra, tôi cũng thất vọng với định hướng của Evernote sau khi công ty đổi chủ. Việc thay đổi chính sách gói cước và hạn chế gắt gao các tính năng của gói miễn phí (chỉ giới hạn 50 ghi chú và đồng bộ trên một thiết bị) dù không ảnh hưởng trực tiếp đến tôi (vì tôi là người dùng trả phí) nhưng lại là dấu hiệu cho thấy sự thay đổi trọng tâm của công ty. Điều này, cùng với tốc độ khắc phục lỗi chậm chạp, đã thôi thúc tôi tìm kiếm một giải pháp bền vững hơn.
Thử Nghiệm Standard Notes: Một Lựa Chọn Đáng Giá (Nhưng Chưa Hoàn Hảo)
Trong khoảng thời gian chờ đợi bản vá lỗi từ Evernote, tôi đã bắt đầu tìm kiếm một ứng dụng thay thế. Sau khi thử nghiệm nhiều ứng dụng ghi chú khác nhau, Standard Notes là cái tên có vẻ phù hợp nhất với yêu cầu của tôi. Mặc dù không có đầy đủ tất cả các tính năng như Evernote, nhưng Standard Notes sở hữu những tính năng quan trọng và thường xuyên được sử dụng. Một điểm cộng lớn là Standard Notes có ứng dụng desktop gốc cho Linux, điều mà Evernote còn thiếu.
Để đánh giá kỹ lưỡng, tôi đã đăng ký gói trả phí của Standard Notes để có quyền truy cập vào các tính năng như sổ tay và web clipper. Standard Notes thực sự là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời, nhưng trong trường hợp cụ thể của tôi, nó gặp phải hai trở ngại lớn.
Giao diện Standard Notes hiển thị ghi chú với danh sách gạch đầu dòng.
Standard Notes khẳng định không giới hạn kích thước ghi chú, nhưng việc sử dụng các ghi chú có dung lượng hơn 1MB có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Với hàng loạt ghi chú lớn của mình, tôi thường xuyên gặp phải tình trạng ứng dụng rất chậm, giật và lag. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất lại là việc nhập dữ liệu từ Evernote.
Theo đúng quy trình, tôi cần xuất dữ liệu từ Evernote rồi nhập vào Standard Notes. Nhưng quá trình này không diễn ra suôn sẻ. Nó liên tục kết thúc như thể đã hoàn thành, nhưng thực tế chỉ khoảng một phần ba số ghi chú của tôi được nhập vào, và định dạng của chúng bị hỏng nặng. Nếu tôi là một người dùng mới hoàn toàn, Standard Notes có thể là một lựa chọn tốt. Nhưng với hàng thập kỷ dữ liệu ghi chú mà tôi không thể bỏ qua, đây không phải là giải pháp tôi cần.
Notion: Bước Đi Đột Phá Cho Năng Suất
Việc gọi Notion là một ứng dụng ghi chú đơn thuần là chưa đủ. Nó là một công cụ cộng tác đa năng, cho phép bạn tạo wiki, quản lý dự án, tạo và chia sẻ tài liệu, và nhiều hơn thế nữa. Một tài liệu trong Notion có thể chứa văn bản, hình ảnh, liên kết, video và các yếu tố tương tác như danh sách việc cần làm (to-do list) hay bảng Kanban. Notion cũng cung cấp hàng chục ngàn mẫu (template) miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo nội dung, và vô số mẫu khác có sẵn để mua.
Trang Notion hiển thị nội dung đa dạng bao gồm danh sách việc cần làm và thư mục thành viên.
Rõ ràng, một ghi chú đơn thuần chỉ là một dạng tài liệu, vì vậy Notion hoàn toàn có thể được sử dụng như một ứng dụng ghi chú trên steroids (phiên bản nâng cao).
Trên gói miễn phí của Notion, tôi đã tiến hành thử nghiệm nhập dữ liệu từ Evernote. Quá trình này diễn ra vô cùng dễ dàng. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đăng nhập Evernote của mình, Notion sẽ tự động liên hệ trực tiếp với máy chủ Evernote. Chỉ trong vài khoảnh khắc, các ghi chú của bạn bắt đầu xuất hiện trong Notion. Toàn bộ cơ sở dữ liệu ghi chú của tôi đã được nhập như một tác vụ nền, trong khoảng ba giờ. Điều này tự nó đã rất ấn tượng. Toàn bộ định dạng được giữ nguyên, không có ghi chú nào bị thiếu, và siêu dữ liệu như thẻ (tags) cũng được bảo toàn chính xác, điều này còn ấn tượng hơn nữa.
Notion đã làm được gần như mọi thứ tôi mong muốn và cho phép tôi tiếp tục làm việc theo cách mình muốn. Đáng tiếc, vẫn chưa có ứng dụng khách gốc cho Linux. Tuy nhiên, tôi đã quen với việc làm việc trong trình duyệt web vì đó cũng là điều tôi phải làm với Evernote. Tôi sẵn sàng bỏ qua điều đó để đổi lấy một quá trình chuyển đổi dữ liệu ghi chú hoàn hảo và không đau đớn.
Logo ứng dụng Notion thể hiện sự đơn giản và hiện đại.
Kết Luận
Không phải ngẫu nhiên mà các gói đăng ký cơ bản của Evernote, Standard Notes và Notion đều có mức giá tương đương. Nếu bạn không cần các tính năng nâng cao, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng miễn phí. Tôi biết nhiều người vẫn rất hài lòng với các gói miễn phí của Evernote hoặc Standard Notes. Cả ba đều là những sản phẩm tuyệt vời, nhưng trong tương lai gần, Notion chính là lựa chọn phù hợp nhất cho các trường hợp sử dụng cụ thể của tôi, đặc biệt là khả năng Notion thay thế Evernote một cách mượt mà và hiệu quả.
Bạn đã từng sử dụng Evernote và đang tìm kiếm một ứng dụng thay thế? Chia sẻ kinh nghiệm và lựa chọn của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
